Optimiser la gestion du temps avec Outlook

À noter que ce cours aborde Outlook 2016, 2019 et 365 et non la version web d’Outlook. Cette activité de perfectionnement n’est pas conçu pour l’environnement Mac.

Tout au long de la formation, vous serez sollicté à une réflexion sur les principes et procédures de suivi concernant la gestion du temps. À la fin du cours, vous saurez gérer votre temps au sein d’une équipe de travail et utiliser les techniques informatiques pour l’aider.

De plus, vous serez en mesure d’optimiser l'utilisation de votre calendrier, d’assurer un bon suivi des tâches et d’organiser l’affichage des informations sur le logiciel Outlook.

Contenu de la formation

L’organisation et l’ordre

L’environnement de travail

Outlook 2016 – L’affichage

• Les éléments de la fenêtre Outlook
• Personnalisation de l’affichage

La paperasse électronique

Les chronophages

Outlook 2016 – Gestion des courriels

• Créer des dossiers
• Afficher en tant que conversation
• Créer des règles de message
• Utiliser les indicateurs de suivi
• Ajouter un indicateur à un message
• Utiliser le classement par catégorie
• Créer une catégorie de couleur
• Courrier indésirable
• Les signatures
• Envoyer un courriel sur la base d’un modèle

Les outils de gestion

Outlook 2016 – Les calendriers (agenda)

• Rendez-vous
• Différencier un rendez-vous, une réunion et un évènement
• Définir les options de disponibilité
• Rendez-vous périodiques
• Réunion
• Planifier une réunion
• Vérifier la disponibilité des participants

Outlook 2016 – Gestion des contacts

• Créer un contact
• Ajouter un contact à partir d’un message reçu
• Créer un groupe de contact
• Transférer un contact

La planification

Le principe du crapaud

Les priorités

La gestion de tâches

Outlook 2016 – Gestion des tâches

• Créer une tâche
• Affecter une tâche à une personne
• Effectuer le suivi des tâches
• Recherche des messages
• Gestion des courriels reçus (Exemple)
• Convertir un courriel en tâche

Les 6 lois en gestion du temps

Formation présentée par